Mit diesem Dokument erhalten Sie Informationen über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht.


Datenverarbeitende Stelle
Veltum GmbH, Gewerbering 1, D 34513 Waldeck – Sachsenhausen, Telefon: +49 5634 9799-0, info@veltum.de


Ansprechpartner im Bereich Datenschutz
Herr Andreas Sorge, DatCon GmbH | Ingenieurbüro für Datenschutz, Am Osterfeuer 26, 37176 Nörten-Hardenberg, Telefon 0170-8162619, E-Mail sorge@datcon.de


Verarbeitungsrahmen
· Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
o Bewerber/Initiativbewerber: Stammdaten (bspw. Lebenslaufinhalte, Kontakt, Familienverhältnisse, Gesundheit, Kenntnisse, Fähigkeiten)
o Eigene Mitarbeiter: Stammdaten (bspw. Lebenslaufinhalte, Kontakt, Familienverhältnisse, Gesundheit, Kenntnisse, Fähigkeiten), Vertrags- und Abrechnungsdaten, Protokolldaten der IT-Systeme (bspw. Firewall, Serverprotokolle), personenbezogene Bild-/Videodaten auf Unternehmensdarstellungen, Daten für die Gehaltsabrechnung, Gesundheitsdaten, sonstige Daten im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses (bspw. Arbeitsbedingungen, Arbeitszeiten)
o Kunden: Vertragsdaten, Stammdaten, Rechnungsdaten, bestellte Dienstleistungen oder Produkte
o Mitarbeiter des Kunden: Stammdaten, Kommunikationsinhalte
o Interessenten: Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte
o Geschäftspartner/Mitarbeiter des Geschäftspartners: Vertragsdaten, Stammdaten, Kommunikationsinhalte, Informationen im Rahmen der Vertragsabwicklung
o Teilnehmer einer Videokonferenz (bspw. „MS-Teams“): Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, ggf. Thema, Teilnehmer-IP-Adressen, MP4-Datei der Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen (bei optionalen Aufzeichnungen), Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer (bei Telefoneinwahl), Inhalte von Chatverläufen

· Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen
o Bewerber/Initiativbewerber: Prüfung der Bewerbung
o Eigene Mitarbeiter: Abwicklung aller notwendigen und erforderlichen Maßnahmen in einem Angestelltenverhältnis (bspw. Führung Ihrer Personalakte; Lohnbuchhaltung; Analyse und Beurteilung Ihrer Arbeitsleistungen- und Ergebnisse sowie Erstellung von Zeugnissen; Durchführung von Mitarbeiterschulungen; Durchführung von Disziplinarverfahren); Sicherstellung des möglichst störungsfreien Betriebes, Marketing (Bild-/Videodaten auf Website und/oder anderen Online-Plattformen für den Außenauftritt, Mitarbeitermotivation bei Vorstellung neuer Mitarbeiter auf z.B. „schwarzem Brett“)
o Kunden: Vertragserfüllung
o Mitarbeiter des Kunden: Vertragserfüllung
o Interessenten: Informationsaustausch, Geschäftsanbahnung
o Geschäftspartner/Mitarbeiter des Geschäftspartners: Vertragserfüllung (bspw. beauftragte Dienstleistungen, Bestellungen)
o Teilnehmer einer Videokonferenz (z.B. „MS-Teams“): Online-Meetings, Telefonkonferenzen, Videokonferenzen
· Rechtsgrundlage der Verarbeitungen gem. Art. 6 Abs. 1 DSGVO
(Je nach Art der Datenverarbeitung treffen bei den jeweiligen Gruppen unterschiedliche Rechtsgrundlagen zu.)
o Bewerber/Initiativbewerber:
§ Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
§ ggf. Einwilligung (bspw. Weitergabe von den jeweiligen Daten)
o Eigene Mitarbeiter:
§ Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
§ ggf. Einwilligung (bspw. Fotos auf Websites)
§ Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (bspw. Anforderungen durch den Steuergesetzgeber)
§ Wahrung der berechtigten Interessen (bspw. Protokollierung im Rahmen von Abwehr von Cyber-Risiken)
o Kunden:
§ Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
§ Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (bspw. Anforderungen durch den Steuergesetzgeber)
§ Wahrung der berechtigten Interessen (bspw. Protokollierung im Rahmen von Abwehr von Cyber-Risiken)
o Mitarbeiter der Kunden:
§ Wahrung der berechtigten Interessen
o Interessenten:
§ Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
§ Wahrung der berechtigten Interessen (bspw. Protokollierung im Rahmen von Abwehr von Cyber-Risiken)
o Geschäftspartner/Mitarbeiter des Geschäftspartners:
§ Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
§ Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (bspw. Anforderungen durch den Steuergesetzgeber)
o Teilnehmer einer Videokonferenz (z.B. „MS-Teams“):
§ Wahrung der berechtigten Interessen (bspw. Protokollierung im Rahmen von Abwehr von Cyber-Risiken)
§ Einwilligung zur Verarbeitung (weitere Informationen siehe unten unter „Teilnahme an einem Online-Meeting“)
· Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden (je nach Zweck, Datenart und Zielgruppe)
Vertragsdauer, gesetzliche Fristen, Entzug der Einwilligung (sofern notwendig), Widerspruch zur Datenverarbeitung, Dauer des Online-Meetings
· Es besteht keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DS-GVO


Weitergabe, Quelle und Auslandsbezug
· Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten (je nach Zielgruppe)
o Grundsätzliche Empfänger
Steuerberater, interne Nutzung (z.B. Personalbereich, IT), Behörden (bspw. Finanzbehörde), Banken, Versicherungen (bspw. im Rahmen von Unfällen oder Versicherungsfällen), externe Dienstleister (bspw. Unterstützung als Auftragsverarbeiter)
o Weitere Empfänger (je nach Zielgruppe):
§ Eigene Mitarbeiter: (nur bei Bilddaten): Marketingagentur, Fotograf, Adressaten von Werbe-, Marketing- und Publikationsmaßnahmen
§ Kunden und ggf. Mitarbeiter von Kunden: Subunternehmer und Kooperationspartner (sofern vertraglich geregelt bzw. geklärt)
§ Teilnehmer einer Videokonferenz: Teilnehmer, Provider
· Erhebungsquelle: direkt / durch Auftraggeber / öffentliche Quellen
· Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren primären Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten von einigen Anwendungen über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich bspw. Teilnehmende an „Online-Meetings“ in einem Land außerhalb der EU aufhalten.
Auch besteht ein mögliches Risiko, dass aufgrund einer ausländischen Rechtsprechung Behörden Ihre Daten zu Kontroll- bzw. Überwachungszwecken einsehen und verarbeiten. Dies erfolgt möglicherweise auch ohne weitere Rechtsbehelfsmöglichkeiten.


Pflicht zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten
Grundsätzlich besteht erst einmal keine Pflicht zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten. Allerdings sind die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten dann notwendig, wenn es zu einer Zusammenarbeit kommt, wie beispielsweise im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses.

Teilnahme an einem Online-Meeting
Die Teilnahme an einem solchen Event ist freiwillig. Durch die Anmeldung wird der Datenverarbeitung (einschl. US-Datentransfer) zugestimmt. Jederzeit kann entschieden werden, ob man während der Veranstaltung von sich Bild und/oder Ton übertragen möchte. Sofern und soweit man sich aktiv dafür entscheiden, umfasst diese Zustimmung auch, dass ggf. besondere Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Brillenträger, steife Gliedmaßen, Sprachfehler, Träger religiöser Symbole) mit übertragen und verarbeitet werden. Mit der Teilnahme wird dann auch in eine mögliche Aufzeichnung und ggf. Verbreitung der Veranstaltung zugestimmt. Beides wird selbstverständlich vorab kommuniziert.

Microsoft-Teams
Wir nutzen Microsoft Teams. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Microsoft Teams: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement .
Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes nach dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-etail?contact=true&id=a2zt0000000KzNaAAK&status=Active

Auftragsverarbeitung (Nutzung von Tools im Rahmen von Online-Meetings)
Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung im Rahmen von Online-Meetings:
· Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des Unternehmens verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.
· Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung der Videokonferenzsoftware personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von der Videokonferenzsoftware sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
· Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
· Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.


Betroffenenrechte
· Sie haben das Recht gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Die Folge ist, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, zukünftig nicht mehr fortführen dürfen;
· Sie haben das Recht gem. Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
· Sie haben das Recht gem. Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
· Sie haben das Recht gem. Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit keine anderen Gründe, wie z.B. Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, dagegensprechen.
· Sie haben das Recht gem. Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gem. Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
· Die verantwortliche Stelle teilt gem. Art. 19 DSGVO allen Empfängern, denen personenbezogenen Daten offengelegt wurden, jede Berichtigung oder Löschung der personenbezogenen Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung mit.
· Sie haben das Recht gem. Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
· Sie haben das Recht gem. Art. 22 DSGVO nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtlicher Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
· Sie haben das Recht gem. Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.
Hessische Aufsichtsbehörde
Postfach 31 63, 65021 Wiesbaden, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, Telefon: 06 11/140 80, Telefax: 06 11/14 08-900 oder 901, E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de, Homepage: http://www.datenschutz.hessen.de
Aufsichtsbehörden aller Bundesländer:
https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html